PlusAchtergrond

Weer terug naar kantoor, en dat is nog behoorlijk wennen

Zo’n anderhalf jaar geleden ging er een schok door werkend Nederland. Van de ene op de andere dag was thuiswerken de norm. De terugkeer naar kantoor verloopt ook niet zonder slag of stoot.

null Beeld Van Santen en Bolleurs
Beeld Van Santen en Bolleurs

Richard Helmus is misschien wel de meest enthou­siaste facility­mana­ger van Nederland. Hij werkt al 21 jaar bij verzekeraar VGZ en in zijn functie maakt hij zich al jarenlang hard voor ‘het nieuwe werken’, met minder reistijd en meer eigen keuzes voor de werknemer.

Tot twee jaar geleden kwam het nooit echt van de grond en bleven collega’s gewoon in groten getale naar kantoor komen. Sinds corona heeft Helmus de wind mee en wordt er naar hem geluisterd. Met snelle pas loopt hij vrolijk door het moderne VGZ-kantoorgebouw met veel glas en hout, gelegen aan het station van Arnhem.

Het plan was al om het interieur en de kantoorindeling aan te passen, corona heeft dat in een stroomversnelling gebracht: er is nu een speciale plek waar mensen geconcentreerd kunnen werken, een plek waar collega’s met elkaar kunnen samenwerken én een plek voor creatieve sessies. Helmus is trots op het resultaat.

“Als je samenkomt met collega’s voor een brainstorm ga je aan tafels zitten die daarvoor bedoeld zijn. Je kan met een groepje bij elkaar zitten.” Hij wijst hij in de richting van een clubje collega’s dat aan een lange tafel zit. “Iemand van finance wil misschien graag geconcentreerd en in stilte werken. Als mensen naar kantoor komen met die gedachte, wil ik ze garanderen dat ze krijgen wat ze wensen. Dus ook voldoende werkplekken met garantie op stilte.”

Zijn wens is: mensen komen alleen naar kantoor als het een bewuste keuze is. Bij lang niet alle bedrijven gaat het er zo aan toe, bewijzen wel de ellenlange files van de laatste weken. Hoewel die files als vanouds terug zijn, lijkt het kantoor in veel opzichten niet meer wat het was voor maart 2020.

Zo zijn bedrijfskantines soms nog dicht of in een nieuw jasje gestoken, lopen er minder collega’s rond dan voorheen en sommige bedrijven hebben in de tussentijd de kantoorinrichting flink omgegooid.

Reuring en prikkels

“Voor veel mensen is het weer wennen op kantoor, wennen aan de nieuwe situatie en wennen aan elkaar,” zegt corporate antropoloog Jitske Kramer van Human Dimensions. Ze ziet het aan de reacties van bedrijven, waar ze lezingen houdt over leiderschap en cultuurverschillen. “Het voelt drukker en anders. Er zijn veel geluiden en andere indrukken. Een groep van vijftig is nu al gauw te veel. We zijn het niet meer gewend,” zegt ze.

Dat is volgens haar niet zo gek na zo’n tijd thuiswerken. “We zijn in een andere wereld geweest, nu komen we terug in de oude wereld. Die wereld is een beetje veranderd.”

Het plaatst werknemers én werkgevers wel voor dilemma’s: hoe leer je wennen aan het ‘nieuwe normaal’? Wat is het ‘nieuwe normaal’? Wat als de baas verlangt dat je vaker naar kantoor komt dan jij wilt?

Eén ding is volgens Kramer zeker: we gaan niet meer terug naar hoe het was. “Je zal best een groep hebben die dat wil, maar ik roep op om te kijken naar wat goed past bij iedereen. De ene groep zegt: ik houd van drukte, reuring en prikkels, anderen willen juist rust. Je kan niet alleen recht doen aan die mensen reuring en drukte willen.”

Veel werkgevers zijn nog zoekende naar het ‘nieuwe normaal’, merkt Hugo Houppermans, directeur van de Coalitie Anders Reizen. Vorige week bracht zijn organisatie een onderzoek van I&O Research naar buiten over het hybride werken. Een van de uitkomsten: de honger om elkaar te ontmoeten op kantoor is groot. Maar: medewerkers willen wel zelf bepalen wanneer en hoe vaak ze naar kantoor gaan én zij willen meer thuiswerken dan het bedrijf.

“Het leidt hier en daar tot spanningen, zeker als managers druk zetten op mensen om vaker naar kantoor te komen,” zegt hij. Wat Houppermans opvalt: werknemers hebben behoefte aan duidelijke richtlijnen, maar de baas wil liever eerst uitvogelen wat werkt, alvorens met regels te komen. “We zitten in een gewenningsfase en die kan nog wel een jaar of langer duren,” voorspelt Houppermans.

Thuis, tenzij

Ook bij VGZ in Arnhem zijn ze er nog niet helemaal uit wat het gaat worden. Daar willen ze de medewerkers de ruimte geven om te ontdekken wat werkt, en dat kan per team of per afdeling anders zijn. “Bij ons in het team werken we thuis, tenzij,” vertelt Senne Bobeldijk. Ze is onderdeel van een van de communicatieteams van VGZ en zit aan haar witte bureau met in haar kamer nog twee andere collega. Ze hebben net met elkaar afgesproken dat zij elkaar ten minste één keer in de zes weken in levenden lijve zien.

In de praktijk zien ze elkaar vaker, zegt ze. “Om te brainstormen en voor teambuilding, maar thuis is het ook fijn. We hebben een nieuwe pup gekocht, Davo, die kan ik gewoon uitlaten. En na het werk ben ik op tijd voor tennis. Het is fijn om flexibel te kunnen zijn.”

Kilian Wawoe, organisatiepsycholoog aan de VU, vindt dat sommige bedrijven, zoals VGZ, wel heel ver gaan met luisteren naar wat medewerkers willen. Hij vindt dat werkgevers best wat strenger mogen zijn, ook om te voorkomen dat ‘medewerkers het zelf maar gaan bepalen’. Daarmee wil hij niet zeggen dat iedereen voltijds naar kantoor gaat, benadrukt hij. Maar wat hem betreft moet het gaan om de vraag: wat gaan we doen op kantoor?

“Je vraagt toch ook niet aan je partner: hoeveel dagen gaan we elkaar zien? Het is belangrijker wat je samen doet: leuke dingen, uit eten. Voor het kantoor geldt hetzelfde. Daar moet het om gaan: samenwerken, om kennisoverdracht.”

Wie zijn eigen plan wil trekken en nauwelijks nog naar kantoor wil komen, kan maar beter zzp’er worden, zegt Wawoe stellig. “Dan ben je van het gelazer af. Als je werkzaam bent bij een team, dan ben je onderdeel van het team en dat team heeft je nodig.”

Dat het dan op sommige momenten een kippenhok op kantoor is, dat moeten mensen voor lief nemen, voegt hij eraan toe. “Het gaat erom dat je op kantoor momenten creëert dat het druk mag zijn. En delen van het kantoor waar het rustig is. Wat je niet moet willen is dat iedereen met een noise cancelling headset op zit.”

Hoe dat er dan in de praktijk uitziet? Een pasklaar antwoord heeft de VU-organisatiepsycholoog niet. Het is experimenteren en kijken wat werkt, zeggen ook Kramer en Houppermans. De experts zijn het erover eens: het hybride werken heeft de meeste kans van slagen als leiding­gevenden hun medewerkers vertrouwen schenken.

Zoom rooms

Maaike Klein Ikkink, die bij VGZ het experiment hybride werken leidt, ziet eveneens een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden. “Als je nu om 11.00 uur binnenkomt op kantoor, kijken mensen je aan van: lekker uitgeslapen? Dat is echt niet meer van deze tijd. Want diegene kan al lang zijn mails hebben gelezen, en heel productief zijn geweest. Aan leiders de taak om een veilige cultuur te bieden én het goede voorbeeld te geven.”

Bovendien is het bij veel bedrijven in coronatijd gewoon goed gegaan. Dat betekent dus dat je niet moet willen dat iedereen weer van 9 tot 5 op kantoor is, zeggen de deskundigen. Volgens kantoorinrichter Ditt Officemakers zijn veel bedrij­ven nu druk bezig om het kantoor zo in te richten dat het een ontmoetingsplek wordt. “Veel bedrijven snappen dat het kantoor dat medewerkers verlieten nu niet meer geschikt is om in te werken,” zegt Ditt-eigenaar Mattijs Kaak.

Bedrijven nemen volgens hem afscheid van de grote kantoortuinen: een deel van de bureaus wordt vervangen door concentratieplekken, loungebanken en zoom rooms. Sommige bedrijven investeren flink in audiovisuele apparatuur en gebruiken nieuwe technieken om medewerkers thuis en op kantoor met elkaar te verbinden.

Kaak: “Een van de lessen van corona is dat we niet meer hoeven te reizen om te vergaderen. We gaan naar kantoor voor de sociale cohesie. Ik vraag mij wel af waarom zoveel mensen dan op hetzelfde moment in de auto stappen. Ik zou zeggen: laat het oude los en omarm het nieuwe.”

Meer over